Sprawozdania finansowe mogą wydawać się trudne, zwłaszcza jeśli na co dzień nie zajmujesz się księgowością. Sprawdź, kto jest zobowiązany do składania sprawozdania, jakie elementy musi ono zawierać oraz jakie terminy obowiązują. Dzięki naszym podpowiedziom unikniesz kosztownych błędów i zapewnisz swojej organizacji finansowy porządek.
Kiedy organizacja musi sporządzać sprawozdanie finansowe?
Nie każda organizacja ma obowiązek składania sprawozdania finansowego. Możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów dotyczy małych organizacji, które:
- Nie prowadzą działalności gospodarczej.
- Ich roczny przychód nie przekracza 100 tysięcy złotych.
- Zgłoszą chęć prowadzenia uproszczonej ewidencji do Urzędu Skarbowego.
Zgłoszenie to należy złożyć w ciągu 30 dni od założenia organizacji lub do końca stycznia, jeśli zgłaszamy to w nowym roku.
Organizacje wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) jako organizacje pożytku publicznego (OPP) lub prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości i sporządzania sprawozdania finansowego.
5 kroków w sporządzaniu sprawozdania
- Upewnij się, że macie obowiązek sprawozdania
Niektóre organizacje, jak np. koła gospodyń wiejskich czy ochotnicze straże pożarne, mogą prowadzić uproszczoną księgowość. Jeśli Twoja organizacja działa od 1 lipca danego roku, możecie sporządzić pierwsze sprawozdanie na koniec następnego roku. - Sporządź dokument
Sprawozdanie finansowe musi zawierać następujące elementy:- Bilans
- Rachunek zysków i strat – z uwzględnieniem działań odpłatnych i nieodpłatnych statutowych oraz działalności gospodarczej
- Informację dodatkową – zawierającą m.in. dane organizacji, aktywa trwałe, zatrudnienie i inne istotne kwestie.
- Zarząd musi podpisać dokument
Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu w formie elektronicznej. W przypadku starszych organizacji warto upewnić się, że członkowie zarządu posiadają profil zaufany (ePUAP). - Zatwierdźcie sprawozdanie
Zatwierdzenie powinno odbyć się zgodnie z regulacjami statutowymi – zwykle przez walne zebranie członków. - Wyślij sprawozdanie do odpowiednich urzędów
Sprawozdanie należy przesłać:- Do Krajowego Rejestru Sądowego – jeśli organizacja jest w nim zarejestrowana.
- Do Narodowego Instytutu Wolności – jeśli organizacja posiada status OPP.
Kiedy trzeba wysłać sprawozdanie
Sprawozdanie za dany rok należy zatwierdzić i wysłać do odpowiednich instytucji najpóźniej do 30 czerwca roku następnego. Jeśli organizacja została zarejestrowana po 1 lipca, pierwsze sprawozdanie można przygotować za okres 1,5 roku.
Kto odpowiada za sprawozdanie
Za sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest zarząd organizacji. Nawet jeśli dokumenty przygotowuje księgowa, ostateczna odpowiedzialność spoczywa na zarządzie. Nieprzestrzeganie tych obowiązków może skutkować mandatami, które najczęściej są nakładane na prezesa organizacji.
Ważne wyjątki i ułatwienia
- Deklaracja u EPIK (uproszczona ewidencja przychodów i kosztów): Zgłoszenie należy złożyć raz, na początku działalności. Nie trzeba tego robić co roku.
- Jeśli w trakcie roku przekroczycie limit 100 tysięcy złotych przychodu, na pełne księgi rachunkowe przechodzicie dopiero w następnym roku.
Wyzwania i pułapki
Starsze organizacje mogą mieć trudności z wprowadzeniem formy elektronicznej sprawozdań. Należy pamiętać, że każdy błąd lub niedopatrzenie można naprawić – dlatego tak ważne jest korzystanie z pomocy ekspertów oraz dobrej komunikacji między zarządem a księgową.
Mam nadzieję, że te informacje okażą się pomocne. Jeśli macie pytania lub chcecie rozwiać wątpliwości, zapraszam do kontaktu lub uczestnictwa w naszych kolejnych webinarach. Razem łatwiej poradzimy sobie z formalnościami finansowymi organizacji pozarządowych!
