Prowadzenie organizacji pozarządowej to misja, która wymaga nie tylko pasji, ale też… porządku w dokumentach. Wiem, że to może brzmieć jak czarna magia, ale odpowiednie przygotowanie to klucz do sukcesu!
Wiele osób w organizacjach pozarządowych, które zaczynają swoją drogę, czuje się przytłoczonych papierologią. Dlatego przygotowałem listę niezbędnych dokumentów, które warto mieć, aby mieć pewność, że Twoja fundacja lub stowarzyszenie działa na solidnych fundamentach.
Dokumenty rejestrowe i prawne, które powinna mieć fundacja
● Statut fundacji/stowarzyszenia – podstawowy dokument Twojej organizacji/ Zawarte są w nim cele i zasady, które są niezbędne do prawidłowego rozliczania Twoich kosztów. Statut to nie tylko prawny dokument, ale on również ma na celu określenie w jaki sposób mogą być wydawane środki. Więcej o dobrym statucie przeczytasz w artykule https://legalden.pl/statut-fundacji/
● NIP i REGON. Te numery to podstawa. Bez nich ani rusz, bo służą do identyfikacji organizacji we wszystkich urzędach, w tym do rozliczeń podatkowych.
● Zaświadczenie o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS): jest to potwierdzenie legalności Twoich działań. Upewnij się, że masz ten dokument, bo świadczy on o tym, że Twoja fundacja/stowarzyszenie jest oficjalnie wpisana do rejestru i ma prawo działać.
● Decyzja o nadaniu statusu OPP. Jeśli Twoja organizacja posiada status Organizacji Pożytku Publicznego, to jest to bardzo ważny dokument. Otwiera on drogę do dodatkowych form finansowania, na przykład z 1,5% podatku.
Dokumenty organizacyjne i formalne w fundacji
● Dane członków zarządu. Bardzo często, żeby podpisać dokumenty lub rozpocząć różne procedury potrzebujesz podstawowych danych identyfikacyjnych członków zarządu. Pamiętaj, że to oni reprezentują Fundację i to ich dane są wpisane w oficjalne dokumenty.
● Uchwały i regulaminy. Te dokumenty określają zasady funkcjonowania i współpracy w Twojej organizacji. Przydadzą Ci się na pewno:
○ uchwała o powołaniu zarządu,
○ instrukcja obiegu dokumentów,
○ polityka RODO
○ instrukcja obrotu gotówkowego
○ polityka rachunkowości, która jest instrukcją, jak mają być rozliczane Twoje operacje gospodarcze.
Wiele organizacji pozarządowych, które zaczynają swoją działalność, ma braki w dokumentacji. I to jest normalne. Nie musisz być ekspertem czy ekspertką w każdej dziedzinie. Dlatego właśnie warto skorzystać z pomocy zewnętrznych prawników lub księgowych, którzy sprawdzą czy masz porządek w dokumentach lub czy wszystkie dokumenty są odpowiednio przygotowane. Pamiętaj, że porządek w dokumentach to fundament, który pozwoli Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne: na Twojej misji.
